El trabajo que realizan los escribanos es de gran importancia y su apego a la ley oral y escrita es sin duda uno de los baluartes más importantes que estos profesionales del derecho ejercen de manera adecuada. Cada una de sus funciones son de gran importancia y vale la pena conocer un poco sobre ellas.
Trabajos destacados de los escribanos
Si bien todos los estados permiten a sus escribanos realizar juramentos, afirmaciones y reconocimientos, ya sea que un escribano realice o no otros deberes varía según el estado, dependiendo de las leyes notariales únicas de cada estado.
Se espera que los escribanos conozcan y respeten lo que las leyes estatales les permiten hacer.
Identificar a un formante de documentos
Aunque es cierto que se dejan guiar de manera desinteresada por las leyes, se rigen también por la «regla de oro» de todo acto notarial, ya sea en papel o electrónico, es la presencia física del firmante ante el escribano.
La capacidad de un escribano de evaluar completamente la identificación de un firmante de documentos, la comprensión básica de la transacción y el libre albedrío se vería disminuida por cualquier condición que no sea la presencia física del firmante y esa es justamente la regla que los rige de manera especial.
Lo anterior es una clara prueba de que ninguna alternativa, como una conexión de audio y video, puede proporcionar al escribano una experiencia sensorial completa que la presencia física y personal permite, por lo que es obligatorio que las partes implicadas estén presentes personalmente.
Trabajo de los escribanos: reconocer firmas
Algunas transacciones de documentos requieren que el firmante haga una declaración formal ante un escribano, de ese modo «reconozca» la ejecución (firma) del documento. Específicamente, el firmante reconoce verbalmente que:
• El firmante entiende el contenido y el propósito del documento;
• La firma es suya
• El documento fue firmado voluntariamente (sin coacción)
Los documentos que generalmente requieren un reconocimiento son contratos, escrituras, acuerdos, poderes, entre otros. Estos documentos contienen términos que el firmante está aceptando.
Conservar registros correctos
Cada estado tiene sus propias leyes con respecto a los registros que un escribano debe conservar. Por lo general, se debe mantener algún tipo de libro de registro en cada transacción, y el contenido de este libro debe estar abierto para registro público
De este modo los que hayan realizado alguna transacción con declaración jurada, puedan tener acceso a ello gracias a los registros correctos de los escribanos.